Durante la pandemia de COVID-19, la tecnología tuvo que ser utilizada para trabajar y realizar reuniones por medio de sistemas colaborativos, que permitieran la comunicación entre personas que se encontraban a distancia. En particular, las agendas colaborativas sólo sirvieron como un intermediario de comunicación o simplemente como un medio de notificación de eventos. Al crear una reunión con agendas colaborativas, como la que ofrece Microsoft Teams, el usuario sólo recibe correos de los eventos que ya han sido asignados en su agenda. En la mayoría de estas aplicaciones, a pesar de que el organizador de una reunión puede visualizar la disponibilidad de un potencial participante, el organizador puede asignar la reunión sin el consentimiento del participante en cualquier horario, incluso traslapando eventos. Esto crea en la agenda del participante una potencial sobrecarga de trabajo. Además, estas aplicaciones se encuentran siempre ligadas a un correo electrónico, saturando así las bandejas de mensajes con correos de confirmación o cambio que, si son ignorados, no desencadenarán actualizaciones en la agenda. Ahora que se han establecido normas sanitarias para controlar la pandemia, las personas tienen nuevamente la opción de realizar reuniones presenciales. En el presente trabajo se propone desarrollar una agenda colaborativa, cuya finalidad es facilitar la organización de reuniones presenciales en las que se requieran reservar no sólo recursos físicos, como salas, auditorios, salones, laptops, proyectores y cables, sino también servicios proporcionados por el personal de ayuda o soporte antes, durante y después de la reunión programada. Todos los recursos potencialmente reservables son visibles a través de la agenda colaborativa y aquellos que sean seleccionados por el organizador serán parte de la definición de la reunión. Por otro lado, la agenda propuesta no está ligada a un correo electrónico para tener acceso a cambios o actualizaciones sino que, desde la propia agenda colaborativa, el usuario puede decidir si acepta o no participar en una reunión. Además, si el organizador agenda un evento en un horario en el que uno de los participantes ya tiene un evento registrado, la agenda colaborativa hará las notificaciones correspondientes a los participantes afectados en pro de evitar traslapes. En este mismo tenor, la agenda de un colaborador sólo muestra sus horarios disponibles para salvaguardar su privacidad. La agenda colaborativa propuesta es independiente de la nube, por lo que los datos de los usuarios no serán compartidos con las compañías desarrolladoras de software, sino que, siguiendo un modelo peer to peer con replicación, la información es mantenida en las laptops de los colaboradores y en los sitios de la organización.
Palabras clave: agendas colaborativas, recursos compartidos, roles de usuario, reuniones presenciales.
Abstract
During the COVID-19 pandemic, technology had to be used to enable holding meetings through groupware systems that allowed communication between people physically distributed. In particular, collaborative agendas only served as an intermediary for communication or simply as a means of event notification. When creating a meeting with collaborative agendas, such as the one offered by Microsoft Teams, the user only receives notification emails for events that have already been assigned to their schedule. In most of these applications, although the organizer of a meeting can see the availability of a potential participant, the organizer can schedule the meeting without the participant’s consent at any time, even overlapping events. This potentially creates an overload of work in the participant’s schedule. Furthermore, these applications are always linked to an email address, thus saturating email inboxes with confirmation or change emails, which, if ignored, will not update the schedule. Now that sanitary regulations have been established to control the pandemic, people once again have the option of holding in-person meetings. This master thesis aims to develop a collaborative agenda, whose purpose is to facilitate the organization of in-person meetings that require booking not only physical resources, such as rooms, auditoriums, halls, laptops, projectors, but also services provided by support staff before, during, and after the scheduled meeting. All potentially bookable resources are visible through the collaborative agenda, and those selected by the organizer will be part of the definition of the meeting. Moreover, the proposed agenda is not linked to an email address to access changes or updates; instead, from the collaborative agenda itself, the user can decide whether to accept or decline participation in a meeting. Additionally, if the organizer schedules an event at a time when one of the participants already has a scheduled event, the collaborative agenda will make the corresponding notifications to the affected participants in order to avoid overlaps. In the same vein, a collaborator’s agenda only shows their available time slots to safeguard their privacy. The proposed collaborative agenda is independent of the cloud, so user data will not be shared with software developers. Instead, following a peer to peer model with replication, information is maintained on the collaborators’ laptops and the organization’s sites.
Keywords: cooperative agendas, shared resources, user roles, face to face meetings.
